Mười giờ sáng, hai thành viên đang gọi điện trao đổi công việc ngay tại dãy bàn dài, một người khác đeo tai nghe họp trực tuyến ở góc phòng, còn người ngồi cạnh phải ôm máy tính ra hành lang tìm chỗ yên tĩnh. Ở nhiều văn phòng công ty công nghệ quy mô nhỏ, phòng họp lớn sáu đến tám ghế thường bị một người chiếm dụng chỉ để nói chuyện qua màn hình ba mươi phút. Khi mở rộng chỗ ngồi hoặc thuê mặt bằng mới, câu hỏi thực tế là nên làm thêm phòng họp vách kính hay đặt các buồng gọi điện nhỏ để giải phóng khu ngồi chung.
Trước khi chọn kiểu buồng, bạn nên đếm tần suất gọi thực tế của từng nhóm trong một buổi làm việc. Nhóm kinh doanh, tuyển dụng hoặc quản lý dự án thường có nhiều cuộc gọi ngắn mười lăm phút và đột xuất, trong khi nhóm kỹ thuật hay cần chỗ ngồi yên để trình bày màn hình cùng một người nữa. Một buồng đơn vừa cho một ghế cao và kệ đặt máy tính xách tay sẽ giải quyết các cuộc gọi lẻ rất gọn. Ngược lại, buồng đôi có băng ghế đối diện phù hợp hơn khi hai người cần ngồi cạnh nhau để cùng họp với đối tác từ xa.
Vị trí đặt buồng quyết định việc mọi người có chịu bước vào dùng hằng ngày hay không. Nếu đặt sát ngay cụm bàn tập trung, tiếng đóng mở cửa và bóng người ra vào liên tục vẫn làm người ngồi ngoài phân tâm; nhưng đẩy buồng ra quá xa gần cửa thoát hiểm thì nhân sự lại ngại đi bộ, cuối cùng vẫn ngồi tại bàn nói nhỏ vào micro. Khoảng đệm hợp lý thường nằm giữa khu bàn làm việc chung và khu pantry hoặc tủ cất đồ cá nhân, nơi vốn đã có nhịp đi lại tự nhiên mà vẫn đủ gần để bước vào ngay khi có cuộc gọi tới.
Một lỗi rất dễ gặp khi thi công nội thất văn phòng có buồng kín là chỉ lo chặn tiếng ồn mà quên đường thở, ánh sáng và dây mạng bên trong. Không gian hẹp đóng kín cửa chỉ sau mười phút đã tích nhiệt từ cơ thể và máy tính, khiến người ngồi bức bối nếu thiếu quạt hút gió êm có khe thoát khí hợp lý. Ánh sáng cũng cần rọi xiên từ phía trước mặt thay vì gắn một bóng đèn gắt ngay đỉnh đầu làm sẫm khuôn mặt trên camera. Chẳng hạn, khi nhiều cuộc gọi diễn ra cùng lúc làm sóng không dây chập chờn, một ổ cắm mạng dây đi âm sẵn dưới mặt kệ cùng ổ điện ngay tầm tay sẽ giúp buổi trao đổi không bị ngắt quãng.
Bạn cũng cần cân nhắc đánh đổi giữa phương án đóng cố định theo mặt bằng và dạng buồng lắp ghép đặt rời. Nhiều người hình dung làm phòng cách âm phải cầu kỳ như làm phòng giải trí khép kín trong Thiết kế nội thất biệt thự, nhưng mặt bằng đi thuê theo kỳ hạn lại cần sự linh hoạt và gọn nhẹ hơn nhiều. Vách dựng cố định tận dụng sát các hốc tường lẻ trong thiết kế nội thất văn phòng, đổi lại khi trả mặt bằng hoặc đổi sơ đồ bàn ghế sẽ tốn công tháo dỡ. Buồng lắp ghép thì dễ dời sang chỗ mới, song bạn phải đo kỹ chiều cao trần, cửa thang máy tải hàng và độ phẳng của sàn trước khi chốt kích thước.
Bên trong buồng, vật liệu tiêu âm (các tấm bề mặt xốp hoặc bọc nỉ giúp giảm tiếng vang dội lại vào micro) quan trọng không kém lớp kính chắn tiếng lọt ra ngoài. Mặt kệ đặt máy chỉ cần sâu vừa đủ tỳ cổ tay và đặt thêm sổ ghi chép, tránh làm rộng quá khiến buồng phình to, lấn mất lối đi của nội thất văn phòng hiện đại vốn ưu tiên sự thoáng đãng. Ghế ngồi cho buồng đơn nên là ghế tựa gọn hoặc ghế cao vừa tầm đứng tựa lưng để khuyến khích các cuộc trao đổi ngắn gọn, nhường phòng họp nhỏ cho những buổi thảo luận kéo dài.
Nếu cần trao đổi kỹ hơn về cách bố trí mặt bằng cho nhóm làm việc của mình, bạn có thể tham khảo phương án từ đơn vị thiết kế và thi công nội thất văn phòng như MoreHome qua hotline 09.31.31.88.77.
Chiều nay, bạn hãy thử đi một vòng quanh chỗ ngồi lúc nhóm đông đủ nhất, đánh dấu lại trên sơ đồ mặt bằng những góc trống gần trục đi dây điện mạng và đếm xem có bao nhiêu cuộc gọi đang diễn ra ngay tại bàn làm việc.